Ubezpieczenie podróży służbowej

Szykujesz się na delegację zagraniczną? Koniecznie zadbaj o ubezpieczenie podróży służbowej lub sprawdź, czy zrobił to twój pracodawca. Na co zwrócić uwagę w takim ubezpieczeniu? Na jak długo można je kupić i ile kosztuje? Wyjaśniamy.

 Wyjazdy w delegację czy służbowe podróże zagraniczne są świetną okazją do zebrania ciekawych doświadczeń, czy też dodatkowego sprawdzenia swoich umiejętności zawodowych. Jednak w trakcie takiej podróży, podobnie jak w czasie każdego innego wyjazdu, może zdarzyć się coś nieprzewidzianego. Nagła choroba, nieszczęśliwe zdarzenie czy wypadek to sytuacje, których konsekwencje mogą sporo kosztować. Zgodnie z obowiązującym prawem za zdrowie pracownika w czasie zagranicznych podróży i delegacji odpowiada pracodawca. Także za koszty leczenia.

EKUZ nie wystarczy

Przy wyjeździe do kraju, który należy do Unii Europejskiej i systemu EFTA pracownik jest zabezpieczony w ramach przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. Co to znaczy? Że jeśli w Polsce jesteś objęty ubezpieczeniem NFZ, to w kraju, w którym przebywasz na delegacji możesz korzystać z takich samych publicznych świadczeń medycznych, jak jego obywatele.

Żeby skorzystać z tego prawa, potrzebna ci będzie karta EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego). Pamiętaj jednak, że EKUZ obejmuje sytuacje nagłe i niezbędne. Nie możesz więc liczyć na pokrycie kosztów zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zakupu protez dentystycznych i ortopedycznych oraz okularów, a także wydatków na leczenie dentystyczne, zabiegi chirurgii plastycznej oraz procedury kosmetologiczne.

Uwaga: o wydanie karty EKUZ możesz wystąpić sam, jak również twój pracodawca, który składa wtedy wniosek dla swoich pracowników.

Słabą i to bardzo stroną karty EKUZ jest to, że zakres usług zdrowotnych w danym państwie w ramach publicznych placówek nie pokrywa się z tym, co dostajesz w Polsce w ramach NFZ. Wiele świadczeń nawet w państwowej placówce będzie wymagała dopłaty lub pokrycia ich kosztów w całości. Więc mimo że warto jechać z EKUZ w kieszeni w delegację, karta nie zastąpi dobrego ubezpieczenia pracownika w podróży służbowej.

Dlaczego jeszcze warto pomyśleć o ubezpieczeniu podróży służbowej?

Ubezpieczenie podróży służbowej jest produktem win-win, bo zabezpiecza interesy dwóch stron – pracownika i pracodawcy, który wysyłała cię w delegację. Jeśli zachorujesz w czasie zagranicznej podróży służbowej, przysługuje ci zwrot niezbędnych i udokumentowanych wydatków na leczenie w kraju, w którym przebywasz. Kto musi zwrócić ci te koszty? Twój pracodawca.

Jeśli podróż była ubezpieczona – ty nie wydajesz swojej kasy i nie czekasz na jej zwrot. Pracodawca natomiast ma mniejsze koszty i to podwójnie. Składka za polisę zabezpieczającą podróż pracownika jest nieporównywalnie niższa niż wydatki na zagraniczne leczenie. Ponadto ubezpieczenie podróży służbowej pracodawca może kupić na firmę, przez co będzie ona wliczona w koszty przychodu.

Dlatego jeśli wyjeżdżasz za granicę w interesach lub wysyła cię tam twój pracodawca, naprawdę warto pomyśleć ubezpieczeniu takiej podróży, ponieważ koszty leczenia, zwłaszcza szpitalnego w innym kraju mogą być wysokie.

Co powinno zawierać ubezpieczenie podróży służbowej?

Optymalne ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej obejmuje:

• koszty leczenia (KL), czyli pokrycie opłat związanych z pomocą medyczną, pobytem w szpitalu i zakupem leków,
• assistance, które zapewnia pomoc medyczną, logistyczna, prawną i informacyjną,
• OC w życiu prywatnym (OC), dzięki któremu z ubezpieczenia są pokrywane szkody wyrządzone osobom trzecim i ich mieniu (uwaga, chodzi o szkody wyrządzone w czasie prywatnym, a nie w czasie wykonywania obowiązków służbowych),
• ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), które zapewnia świadczenie w przypadku trwałego uszczerbku na zdrowiu lub śmierci ubezpieczonego,
• ubezpieczenie bagażu, które pokrywa koszty kradzieży lub straty rzeczy osobistych; w zależności od opcji ta część może zawierać też ochronę sprzętu elektronicznego.

Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej w standardowym zakresie przypomina polisę turystyczną. Bo w istocie jest to tego typu produkt, który dodatkowo poszerzony jest o ubezpieczenie „pracy fizycznej” lub „pracy umysłowej”. Tym samym jako pracownik jesteś chroniony także podczas wykonywania obowiązków zawodowych wykonywanych za granicą.

Za pracę za granicą są też uznawane wyjazdy szkoleniowe i udział w wykładach, sympozjach, konferencjach itp.

Jak wybrać ubezpieczenie podróży służbowej?

Towarzystwa oferują dość zróżnicowane polisy zabezpieczające podróżujących w interesach. Często też dają do wyboru kilka pakietów o różnym zakresie. Dlatego warto wiedzieć, na co powinieneś zwrócić uwagę ty lub twój pracodawca, by wybrać najbardziej korzystny wariant. Na koniec chodzi o to, by zakres oraz wysokość sum ubezpieczeniowych odpowiadały specyfice twojego wyjazdu.

W ubezpieczeniu podróży służbowej najważniejsze są trzy komponenty: ubezpieczenie kosztów leczenia, szeroki zakres assistance oraz NNW. Jak wiesz, zasady i koszty leczenia w innych krajach bardzo się od siebie różnią. Ważne jest więc odpowiednie dopasowanie sumy ubezpieczeniowej do miejsca wyjazdu. Jeśli twoja biznesowa podróż odbywa się do któregoś z europejskich krajów, suma gwarantowana kosztów leczenia nie powinna być niższa niż 30 000 euro. Optymalnie, gdy wynosi przynajmniej 50 000 euro. Natomiast jeśli twoja delegacja jest do któregoś z państw wysokorozwiniętych, ubezpieczenie powinieneś zawrzeć na minimum 80 000 – 100 000 euro.

Assistance dla pracownika

Obok standardowych usług assistance przy wyborze ubezpieczenia dla pracownika w podróży służbowej zwróć uwagę na takie dodatkowe usługi, jak kierowca zastępczy (jeśli pojechałeś samochodem służbowym), wsparcie w kontynuacji podróży, gdy jest to już możliwe, przekazanie informacji o niemożności wykonywania obowiązków w nadzwyczajnych sytuacjach (np. strajk, wypadek, atak terrorystyczny).

W przypadku NNW rozpiętość proponowanej przez towarzystwa sumy ubezpieczenia może być duża – od 10 000 zł do 500 000 zł i więcej. Robi wrażenie, lecz pamiętaj, że maksymalna kwota wypłacana jest zazwyczaj w przypadku śmierci ubezpieczonego. Natomiast poszczególne uszczerbki na zdrowiu wyceniane są jako procent sumy gwarantowanej. Musisz więc oszacować, jaka wysokość SU dla tego komponentu będzie dla ciebie właściwa.

Szczególnie istotne jest rozszerzenie ubezpieczenia podróży służbowej o pracę fizyczną, jeśli taką będziesz wykonywał za granicą. Z definicji jest ona traktowana przez towarzystwa jako bardziej ryzykowna, czytaj narażona na wystąpienie nieprzewidzianych zdarzeń i dlatego raczej nie jest objęta podstawowym wariantem polisy.

Uwaga: jeśli za granicą będziesz łączył pracę umysłową z fizyczną (ma to miejsce nawet wtedy, gdy jedziesz na wykłady, ale będą one połączone z ćwiczeniami), wtedy też potrzebujesz rozszerzenia o pracę fizyczną.

Kiedy ubezpieczenie podróży służbowej nie zadziała?

Tego typu polisa, co typowe w świecie ubezpieczeń, objęta jest też wyłączeniami. Obok standardowych sytuacji, w których towarzystwo nie wypłaci odszkodowania, jak np. złamanie prawa, działanie umyśle czy działanie pod wpływem alkoholu lub innych używek, są też bardziej specyficzne.

Katalog wyłączeń może dotyczyć kosztów leczenia poszczególnych zabiegów i usług. Z odpowiedzialności ubezpieczycieli wyłączane są np. wydatki na leczenie sanatoryjne uzależnień, leczenie zaburzeń psychicznych, usunięcie ciąży, poród, leczenie metodami niekonwencjonalnymi czy na zabiegi estetyczne.

Uważać trzeba też na zakres OC, który obejmuje szkody tylko (!) w życiu prywatnym. Tym samym ubezpieczyciel nie odpowie za szkody, które wyrządziłeś osobom trzecim lub mieniu w czasie wykonywania obowiązków służbowych.

Na jak długo można kupić ubezpieczenie podróży służbowej?

Ubezpieczenie podróży służbowej można kupić jednorazowo lub na delegację, która trwa kilka miesięcy. W zależności od oferty możesz wybrać polisę nie dłuższą niż 90 czy 180 dni. Są też opcje całorocznego ubezpieczenia pracownika w podróży.

Jako pracodawca tego typu polisę możesz kupić dla jednej osoby lub kilku.

Ile kosztuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Cena ubezpieczenia podróży służbowej zależy od wysokości poszczególnych sum gwarantowanych, wybranego pakietu i dodatkowych rozszerzeń. Nie bez znaczenia jest miejsce wyjazdu oraz rodzaj wykonywanej pracy. Na pewno polisy, które obejmują pracę fizyczną będą droższe, bo większe jest ryzyko przyjmowane przez towarzystwo do ochrony. Ceny tego typu produktów zaczynają się do kilku do kilkunastu złotych za dzień wyjazdu.

Koszt zależy też od długości pobytu, od tego czy to polisa jednorazowa czy może zbiorcza i obejmuje większą liczbę pracowników, którzy są delegowani do pracy za granicą.

Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej a składki ZUS – ważna informacja

Jesteś pracodawcą i zastanawiasz się, czy wykupienie polisy na zagraniczną podróż służbową stanowi dla nich dodatkowy przychód, który podlega opodatkowaniu? Zgodnie z przepisami podatkowymi wartość takiego ubezpieczenia nie stanowi dodatkowego przychodu. Nie uwzględniasz więc tego świadczenia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

PODSUMOWANIE:

• Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów leczenia, które poniosłeś w czasie podróży służbowej. Wyjątkiem są koszty zabiegów dentystycznych, związane z tzw. turystyką medyczną czy protez dentystycznych i ortopedycznych.
• Ubezpieczenie podróży służbowej przez pracodawcę jest dobrowolne. Możesz również sam kupić tego typu polisę.
• Zakres polisy dla pracownika w podróży w podstawowej wersji jest taki sam jak ubezpieczenia turystycznego. Dodatkowo można ją poszerzyć o pracę fizyczną lub pracę umysłową.
• Ubezpieczenie podróży służbowej można wykupić na jednorazową podróż w interesach lub na kilkumiesięczną delegację. W ofertach są też roczne polisy.