Kilometrówki to pojęcie znane przede wszystkim przedsiębiorcom i ich pracownikom. W Polsce pracownicy mają prawo wykorzystywać samochód prywatny do celów firmowych. Również właściciele firm mogą korzystać z samochodów, które nie są majątkiem przedsiębiorstwa. Rozliczenie tego typu czynności umożliwia kilometrówka, czyli ewidencja pojazdu. Dzięki temu pracownik wykorzystujący własne auto nie będzie stratny, a pracodawca nie będzie musiał udostępniać mu pojazdu służbowego. Ile wynosi kilometrówka, ile wynosi stawka za 1 kilometr, co powinna zawierać kilometrówka i jak ją poprawnie prowadzić? Tego wszystkiego dowiecie się w naszym tekście.
Z tego artykułu dowiesz się...
Kilometrówka 2025
Prowadzenie kilometrówki jest szczególnie ważne, jeżeli pracownik chce mieć możliwość zwrotu pieniędzy za użytkowanie prywatnego pojazdu w celach służbowych. Pozwala to obliczyć koszt wydatków poniesionych przez pracownika w danym miesiącu na podstawie przejechanych kilometrów. Ta kwestia jest precyzyjnie uregulowana w polskim prawie.
Czytaj także: Spalanie paliwa
Pojazd prywatny – jak obliczyć zwrot kosztów używania do celów służbowych?
By obliczyć kwotę, która należy się pracownikowi, należy pomnożyć dokładną liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. W 2025 roku wynosi ona 0,89 zł dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³, 1,15 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, 0,69 zł dla motocykla oraz 0,42 zł dla motorowerów.
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury
Podstawą prawną kilometrówki jest Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Ile wynosi stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu?
Jak pisaliśmy wcześniej, stawka za jeden kilometr zależna jest od rodzaju pojazdu oraz pojemności skokowej silnika. Jest jednak jeszcze jedna bardzo ważna rzecz, o której należy pamiętać – limit kilometrów. Zależy on od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których znajduje się siedziba firmy i w której pracownik jest zatrudniony.
Limity przedstawiają się następująco:
- 300 km do 100 tysięcy mieszkańców;
- 500 km od 100 do 500 tysięcy mieszkańców;
- 700 km od ponad 500 tysięcy mieszkańców.
Przelicznik ten wydaje się rozsądny i sprawiedliwy dla obydwu stron. Trudno wyobrazić sobie, aby prawo regulowało każde miasto z osobna.
Limity nie obowiązują jednak przedsiębiorców. Jeżeli wykorzystują oni prywatne pojazdy na potrzeby firmy, nie muszą się nimi przejmować.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Co ważne, liczbę przejechanych kilometrów podaje pracownik. Może zrobić to na podstawie odczytu licznika swojego auta lub przy pomocy stron internetowych zawierających narzędzia pozwalające na wyznaczenie konkretnej trasy i przeliczenie kilometrów.
Co zrobić, kiedy przekroczymy limit przejechanych kilometrów? Z takiej sytuacji jest wyjście – kilometry przejechane „górką” możemy przepisać na następny miesiąc. Pamiętajmy jednak, że ostatecznie, w danym roku podatkowym, możemy przejechać ustaloną przez prawo odległość.
Kilometrówka stawka – zmienia się ona co roku, jej aktualną wartość możemy znaleźć w internecie. Stawka za km ustalana jest przez ustawodawcę w trybie specjalnej ustawy.
Co powinna zawierać kilometrówka?
Jak pisaliśmy wcześniej, kilometrówka polega na spisywaniu przejechanych kilometrów przy użyciu prywatnego samochodu na potrzeby firmy. Poprawnie wypełniona kilometrówka powinna zawierać dane osoby, która korzysta z samochodu, numer rejestracyjny auta oraz pokonaną trasę – jej odległość, datę i cel.
Jak poprawnie prowadzić kilometrówkę?
Poprawnie prowadzona kilometrówka zawiera wszystkie niezbędne dane, o których wspominaliśmy wcześniej – imię i nazwisko kierowcy, numer rejestracyjny samochodu oraz odległość, datę i cel pokonanej trasy. Ewidencję najlepiej prowadzić w komputerze. Nie ma jednak przeszkody, aby robić to w analogowy sposób – w specjalnym notesie czy na kartce z wydrukowaną tabelą.
W internecie można znaleźć bardzo ciekawe rozwiązania, takie jak na przykład kalkulator kilometrówki. To narzędzie pozwoli nam szybko i precyzyjnie obliczyć, jaką kwotę należy zwrócić pracownikowi za wykonywanie obowiązków służbowych przy użyciu prywatnego samochodu. Z tego typu rozwiązań mogą korzystać zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.
Kilometrówka wzór – gotowy do wydrukowania lub edytowania w komputerze wzór, również bez większych kłopotów znajdziemy w sieci. Nie ma sensu tworzyć tego dokumentu od nowa. Warto postawić na sprawdzone przez innych rozwiązania.
Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu
Pracodawca, zgodnie z obowiązującym prawem, musi zwrócić pracownikowi sumę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Kwota zwrócona zatrudnionemu będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której przedsiębiorca w wewnętrznym regulaminie ustali wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.
W tym wypadku kosztem może być wartość wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę za 1 kilometr. Sytuacje, w których pracodawca podwyższa stawkę kilometrówki, nie są wyjątkiem. Tego typu benefit może być niezwykle zachęcający. Pamiętajmy, że koszt zakupu pojazdu często wynosi kilkadziesiąt tysięcy złotych. Pracodawcy nieraz bardziej opłaca się więcej zapłacić pracownikowi niż kupować samochody do floty firmowej.
Kilometrówka a pełne odliczenie VAT – o czym trzeba pamiętać
Przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w firmie, muszą spełnić konkretne warunki określone przez przepisy. Kluczowe jest zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki VAT) oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu, który jednoznacznie określa, że samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej.
Warto mieć na uwadze, że jakiekolwiek wykorzystanie auta do celów prywatnych – nawet incydentalne – pozbawia przedsiębiorcę prawa do pełnego odliczenia VAT oraz kosztów uzyskania przychodu w pełnym wymiarze.
Elektroniczna kilometrówka – wygoda i porządek w dokumentach
W erze cyfrowej prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie musi już oznaczać ręcznego wpisywania danych do zeszytu czy arkusza kalkulacyjnego. Coraz więcej firm i jednoosobowych działalności korzysta z dedykowanych aplikacji i systemów online, które automatycznie rejestrują przejazdy, obliczają należności według aktualnych stawek i generują gotowe do druku raporty.
Takie rozwiązania nie tylko oszczędzają czas, ale też zwiększają przejrzystość i ułatwiają przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli skarbowej. Elektroniczna kilometrówka to dziś jedno z najpraktyczniejszych narzędzi wspierających rozliczenia związane z użytkowaniem pojazdu w firmie.
Kilometrówka dla pracownika – podsumowanie
Wiesz już, czym jest kilometrówka i jakie są jej najnowsze stawki. Poniżej przygotowaliśmy dla ciebie krótkie podsumowanie najważniejszych informacji na ten temat:
- kilometrówka wynosi w 2025 roku 0,89 zł dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³, 1,15 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, 0,69 zł dla motocykla oraz 0,42 zł dla motorowerów;
- limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których znajduje się siedziba firmy i do której dojeżdża osoba zatrudniona;
- pracodawca powinien oddać pracownikowi kwotę za faktycznie przejechane kilometry.
- w 2025 roku planowana jest podwyżka kilometrówki w przypadku samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy kilometrówka się powinna być opodatkowana?
Zwrot wysokości kosztów używania pojazdu do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu lub kilometrówki stanowi przychód do opodatkowania.
Czy kilometrówka pokrywa koszty paliwa?
Kilometrówka określa zasady i sposób zwracania kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych. Dzięki ewidencji przebiegu pojazdu osoba zatrudniona otrzymuje zwrot wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu podczas podróży służbowej. Zużytkowane paliwo zalicza się do kosztów prowadzenia działalności.
Jak rozliczać kilometrówkę 2025?
W 2025 roku stawka kilometrówki dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 ma wynosić 0,89 zł, a o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.
