Ewidencja przebiegu pojazdu.

Karta przebiegu pojazdu to inaczej kilometrówka. W większości firm służy ona do tego, aby zweryfikować, jaką odległość pokonało auto w ramach działalności. Na czym dokładnie polega ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu – wzór wypełnienia

Ten dokument pozwala doliczać w koszty wszystkie te wydatki, które związane są z eksploatacją auta. Do roku 2019 ewidencja przebiegu pojazdu obejmowała wszystkie te samochody, które poruszały się w celach służbowych. Zaliczamy do nich również samochody prywatne osób prowadzących działalność gospodarczą, których auta były wykorzystywane do prowadzenia firmy. W związku z powyższym część związanych z użyciem samochodu wydatków, była rozliczana jako koszt działalności firmy. Również pracownicy mieli prawo do użyczenia swoich prywatnych pojazdów pracodawcy i rozliczania ich kilometrówką. 

Każdorazowo kierowca uzupełniał wzór informujący: ile kilometrów przejechał, ile benzyny zużył oraz w jakim celu podróżował. Dodatkowo należało również określić datę i cel wyjazdu oraz dane osoby prowadzącej auto. Przedsiębiorca miał również prawo do wynajęcia lub korzystania z użyczonego pojazdu i zaliczenia go koszt firmy.

Ewidencja przebiegu pojazdu przykład – zmiany od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, który nie jest własnością firmy. Od tego momentu ustawodawca określił procentowo wydatki w stosunku do aut prywatnych wykorzystywanych przy działalności gospodarczej. Obecnie limit ten wynosi 20%. Dla przykładu oznacza to, że takie koszty, jak zakup paliwa do samochodu czy innych elementów, takich jak olej oraz zakup obowiązkowego ubezpieczenia komunikacyjnego, a także innych dobrowolnych polis, można wliczyć w koszta jedynie do 20%.

Wraz z nowelizacją tych przepisów od początku roku 2019 samochody wykorzystywane w ramach użyczenia oraz najmu mogą być wliczane w 75% kosztów i nie ma obowiązku ewidencjonowania przejazdów autem. 

Ewidencja przebiegu pojazdu VAT

Warto pamiętać, że obowiązek ewidencjonowania przebiegu pojazdów dotyczy tych osób prowadzących firmy, które chcą odliczyć 100% VAT-u przy zakupie pojazdu oraz wliczyć również wszystkie koszty eksploatacyjne. Do takiego odliczenia kwalifikują się samochody poniżej 3,5 tony. Muszą być one jednak wykorzystywane tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej . Należy je zatem wprowadzić jako środek trwały lub leasingowany do firmy. W tym celu właściciel zobowiązany jest do prowadzenia skrupulatnej kilometrówki po to, by wykazać, że wszystkie podróże związane były z prowadzeniem działalności. 

Ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątków. Prowadzący firmę nie musi prowadzić ewidencji pojazdów, chcąc odliczyć pełen podatek VAT, jeżeli samochody przeznaczone są na sprzedaż lub są wynajem,  pojazd przewozi więcej niż 10 osób łącznie z kierowcą lub gdy auto nie nadaje się do innych czynności niż prowadzenie działalności gospodarczej z powodów technicznych. 

Konsekwencje błędów w ewidencji przebiegu pojazdu

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu to nie tylko formalność – to obowiązek, którego niedopełnienie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Jeśli urząd skarbowy stwierdzi, że dokumentacja jest prowadzona nierzetelnie, niekompletnie lub niezgodnie z rzeczywistością, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zwrotu nienależnie odliczonego podatku VAT wraz z odsetkami. W skrajnych przypadkach urzędnicy mogą całkowicie zakwestionować prawo do odliczenia kosztów eksploatacyjnych pojazdu.

Dlatego tak ważne jest, aby ewidencja była prowadzona systematycznie, zgodnie z wymogami oraz zawierała wszystkie niezbędne dane, takie jak cel podróży, stan licznika i trasa przejazdu.

PODSUMOWANIE:

• Obecnie samochody wykorzystywane do działalności, a będące własnością prywatną, nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
• Ewidencja przebiegu pojazdów jest konieczna, jeżeli właściciel firmy chce odliczyć 100% VAT-u od zakupu samochodu i kosztów eksploatacyjnych. 
• Od 2019 roku ustawodawca wprowadził limity odliczeń kosztów eksploatacyjnych w przypadku samochodów prywatnych wykorzystywanych do działalności gospodarczej. Na chwilę obecną limit ten wynosi 20% wydatków.