Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu

Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w KPiR? Te pytania potrafią dręczyć wielu przedsiębiorców. Na co zwrócić uwagę i o czym nie wolno zapomnieć? – sprawdziliśmy.

Uzupełnij tylko 2 pola i poznaj cenę OC/AC od razu!Poznaj cenę OC

Leasing – podstawowe informacje

Zanim zaczniemy się zastanawiać, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w leasingu, należy wyjaśnić podstawowe pojęcia. Nie zawsze oznacza to samo. W Polsce dostępnych jest kilka form leasingowania aut. Po pierwsze mamy do czynienia w tak zwanym leasingiem zwrotnym, w którym to osoba posiadająca na przykład samochód odsprzedaje go firmie leasingowej, a następnie korzysta z odsprzedanego auta jako leasingowego od nabywcy pojazdu. W ten sposób do przedsiębiorstwa wprowadzana jest gotówka poprzez sprzedaż majątku firmowego, a następnie comiesięcznie pojawiają się koszty związane z leasingiem przedmiotu umowy.

W tej sytuacji zazwyczaj jest tak, że leasingobiorca nie ma możliwości odkupienia leasingowanego przedmiotu, ale też dzięki temu rozwiązaniu ma wymierne korzyści podatkowe.

Leasing finansowy czy leasing operacyjny?

W Polsce najbardziej popularne są dwie formy leasingowania przedmiotów i jest to tak zwany leasing operacyjny oraz leasing finansowy. Więcej na ich temat przeczytasz w artykule „Leasing operacyjny czy leasing finansowy?” W ramach leasingu operacyjnego osoba, która jest leasingobiorcą korzysta z danego przedmiotu, czyli w tym wypadku auta. Jednakże przedmiot ten nie jest wliczany jako środek trwały leasingobiorcy, bo jest własnością leasingodawcy. W takiej sytuacji wszystkie koszty związane z utrzymaniem pojazdu, jego ubezpieczeniem, a także podatkami i opłatami, stanowią koszt uzyskania przychodu leasingobiorcy, ale to leasingodawca amortyzuje w kosztach auto.

W przypadku leasingu finansowego leasingobiorca posiada pojazd w środkach trwałych firmy, co pozwala na amortyzację, a jednocześnie pojazd jest kosztem uzyskania przychodu. Można odliczyć zatem część raty leasingowej przy jednoczesnym ponoszeniu wszystkich kosztów związanych z ubezpieczeniem, naprawami i bieżącym utrzymaniem samochodu.

Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w leasingu?

Obie te formy są dość dobrze znane polskim przedsiębiorcom i problemy związane z księgowaniem leasingu pojawiają się zazwyczaj przy leasingu zwrotnym. Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w takiej sytuacji? Zacznijmy od początku. W przypadku gdy firma decyduje się na odsprzedanie majątku w postaci na przykład samochodu na rzecz firmy leasingującej oznaczać to będzie dla niej przychód. Z tego tytułu należy należy zapłacić podatek dochodowy, jak również VAT. W tej chwili przechodzi on oczywiście na nabywcę, czyli firmę, która podejmuje się leasingowania pojazdu. Przedsiębiorcy, który zdecydował się na sprzedaż pojazdu, pozostaje zapłacenie podatku.

W takiej sytuacji ma jedynie obowiązek odnotowania zysku lub straty z transakcji. W kolejnej części działania następuje wynajęcie od leasingodawcy wcześniej odsprzedanego samochodu.

W tym momencie leasingobiorca pomniejsza koszty uzyskania przychodu w ramach całych rat leasingowych oraz tak zwanej opłaty początkowej, jeżeli została określona w umowie i opłacona. Trzeba jednak pamiętać, że każda rata leasingu ma 23% VAT-u. Firma może go odliczyć w całości, ale zgodnie z przepisami samochody osobowe, które wykorzystywane są zarówno do celów prywatnych, jak i do celów służbowych, podlegają innym rozwiązaniom. Wtedy firma może odliczyć tylko 50% należnego VAT-u,  a pozostałą część należy zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu.

Ustawodawca przewidział, że limit dotyczący odliczeń kosztów uzyskania przychodu w tym zakresie to 150 000 zł.

Leasing zwrotny jest doskonałym rozwiązaniem dla tych firmy, które potrzebują szybkiego zastrzyku gotówki, ale nie są w stanie zapewnić go z innych źródeł i jednocześnie zablokowanie korzystania z pojazdów stanowiłoby duży problem dla przedsiębiorstwa czy to natury logistycznej, czy biznesowej. Zawsze decydując się na leasing zwrotny warto skonsultować się z księgowością i ustalić, jaka forma leasingu byłaby najbardziej korzystna w naszej sytuacji podatkowej. Jest to szczególnie istotne z powodu dynamicznie zmieniających się przepisów podatkowych. Decyzję, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu, zawsze należy podjąć na podstawie konkretnej sytuacji przedsiębiorstwa.

Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w księgach rachunkowych?

Gdy decydujemy się na zakup samochodu na firmę, musimy liczyć się z wieloma decyzjami. Tak, jak już wspomnieliśmy, należy szczegółowo przeanalizować potrzeby firmę i dobrać rozwiązania finansowe, które będą najbardziej korzystne. Zakup pojazdu na firmę to zazwyczaj spory wydatek finansowy, który dodatkowo obarczony jest kosztami związanymi z obowiązkowym ubezpieczeniem komunikacyjnym, a często również z dodatkowymi, dobrowolnymi ubezpieczeniami takimi jak: NNW, autocasco lub assistance.

Wiele zależy od tego, na jaki rodzaj korzystania z pojazdu zdecyduje się przedsiębiorstwo. W zależności od wybranego sposobu leasingu różnie będzie wyglądać decyzja, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu. Po pierwsze, jeżeli firmowy samochód zostanie zakupiony za gotówkę lub przelewem z konta firmy, czyli w żaden sposób przedsiębiorstwo nie będzie korzystało z środków cudzych, czy to bankowych, kredytowych, czy też leasingobiorcy, koszt obowiązkowego ubezpieczenia komunikacyjnego, jak również decyzja o tym, jakiego rodzaju pakiet zostanie wybrane, zależy wyłącznie od przedsiębiorcy.

Minimalnie każda firma, podobnie jak osoba fizyczna, musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne, bez którego nie ma możliwości poruszania się po polskich drogach. Kary za brak OC nakłada Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny. Są one dokładnie takie same w przypadku osób fizycznych, jak i przedsiębiorstw. Maksymalnie za 14 dni braku ubezpieczenia OC grzywna wynosić będzie 5600 zł i dodatkowo nadal trzeba będzie zakupić obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne. Obecnie szukając ubezpieczenia, można skorzystać z kalkulatorów OC online, dzięki którym wysokość ubezpieczenia można poznać w kilka minut.

Samochód w leasingu a ubezpieczenie

W przypadku gdy firma decyduje się na skorzystanie z leasingu samochodowego, to większość leasingodawców udostępnia kalkulatory, dzięki którym można dokonać szacunkowych obliczeń wielkości opłat. Naturalnie należy mieć na uwadze, że w tym zakresie leasingodawca każdorazowo ustala raty i szczegóły operacji indywidualnie, jednakże tego typu narzędzia pozwalają założyć, czy takie rozwiązanie finansowe jest dla danego przedsiębiorstwa osiągalne i korzystne.

W przypadku leasingu bardzo istotne jest oczywiście nadal obowiązkowe ubezpieczenie OC. W tej sytuacji jest jednak tak, że jeżeli właścicielem pojazdu pozostaje leasingodawca, to po jego stronie będzie leżało ubezpieczenie samochodu, a co oczywiste, zostanie to wliczone w koszty leasingu. Często w takich sytuacjach, podobnie jak w kredytach bankowych celowych na zakup samochodu, leasingodawcy mają wybraną firmę, z którą współpracują i korzystają z pakietów ubezpieczeń przygotowanych specjalnie dla nich.

Jeżeli jednak w umowie, którą zawiera przedsiębiorcą z firmą leasingującą pojazd określono, że właścicielem samochodu jest leasingobiorca, to musi on samodzielnie wybrać ubezpieczyciela.

Wtedy to tylko właściciel pojazdu decyduje o tym, jakiego rodzaju polisę wybierze. I tu znów wracamy do sytuacji, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu, bo w takiej chwili OC jest kosztem leasingobiorcy. Gdy zastanawiamy się, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu, w sytuacji gdy właścicielem jest leasingodawca, to ubezpieczenie będzie wliczone w miesięczną fakturę rozliczeniową pomiędzy firmami. Jeżeli leasingobiorca jest właścicielem auta, to musi się  zdecydować jedynie na obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne, a pozostałe, dobrowolne ubezpieczenia nie są konieczne. Należy jednak pamiętać, że w przypadku nowych aut wykupienie autocasco, a czasem i assistance oraz NNW w pakiecie może się okazać bardzo korzystne, a różnica cenowa będzie nieduża.

Amortyzacja samochodu na firmę – co trzeba wiedzieć?

W Polsce można zdecydować się w ramach przedsiębiorstwa na 2 rodzaje amortyzacji. Pierwsza z nich to liniowa i w tym wypadku przedsiębiorcy mają 60 miesięcy na odpisy amortyzacyjne – stosuje się stawkę 20% z wykazu stawek. Stawka indywidualna może być stosowana przez przedsiębiorcę przez dwa i pół roku, jeśli auto było wcześniej używane. W przepisach określono, że takie użytkowanie nie może być krótsze niż pół roku przed nabyciem auta. Stawka roczna  w takim wypadku wynosi 40% z wykazu stawek.

Wartość początkowa w przypadku amortyzacji powiększona jest o opłaty, które poniesiono na okoliczność zakupu pojazdu i doliczane są do nich takie koszty jak: opłata za wydanie dokumentów i tablic rejestracyjnych czy też ubezpieczenia pojazdu.

PODSUMOWANIE:

• W Polsce istnieje kilka możliwości leasingowania pojazdów, w tym leasing: finansowy, zwrotny, operacyjny.
• Każda z opcji niesie za sobą konsekwencje natury prawnej i podatkowej.
• W przypadku leasingu zwrotnego leasingobiorca odsprzedaje część majątku do leasingodawcy, który następnie wypożycza, czyli leasinguje, przedmiot umowy wcześniejszemu zbywcy.
• W takiej umowie przenośna jest własność pojazdu na nabywcę z jednoczesnym zastrzeżeniem, że zbywca będzie w określonym czasie korzystał z przedmiotu umowy.
• Sprzedaż pojazdu do późniejszego leasingodawcy obarczona jest zarówno podatkiem dochodowym, jak i VAT-em.
• Podatki leasingobiorcy mogą być pomieszane o koszty uzyskania przychodu w ramach całej raty leasingowej i kwoty, którą w umowie nazwano: wpłatą początkową.
• Każda rata leasingowa ma 23% podatek VAT i co do zasady może on być odliczony w całości.
• W przypadku gdy auto wykorzystywane jest do przejazdów służbowych oraz prywatnych przepisy wskazują, że odliczenie VAT może nastąpić tylko w wysokości 50% VAT, a jednocześnie maksymalny limit odliczeń kosztów uzyskania przychodu takiej sytuacji to 150 000 zł.
• W Polsce dostępne są dwie metody amortyzacji: liniowa oraz ze stawką indywidualną.
•  Amortyzacja liniowa może być stosowana przez 60 miesięcy ze stawką 20% z wykazu stawek.
•  Amortyzacja ze stawką indywidualną może być stosowana przez dwa i pół roku w przypadku aut używanych i stawka wynosi 40% wykazu stawek.
•  W przypadku amortyzacji ze stawką indywidualną pojazd używany to taki, który był wykorzystywany przynajmniej przez pół roku przed zakupem.
• Zastanawiając się, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu, pamiętajmy, że obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne przypisane jest zawsze do właściciela pojazdu. Jeśli więc, zgodnie z umową, pozostanie nim leasingodawca, to po jego stronie leży ubezpieczenie.

Sprawdź najszybszy kalkulator OC